Bereits am 22.03.2024 hat der Bundesrat dem sog. Wachstumschancengesetz zugestimmt. Danach sind ab 2025 alle Unternehmen im B2B-Geschäft verpflichtet, für steuerbare Leistungen ab einem Betrag von 250 Euro sogenannte E-Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und auszustellen. Die vorherige Zustimmung des Rechnungsempfängers ist hierbei nicht erforderlich.
Eine „E-Rechnung“ wird künftig nur als eine Rechnung verstanden, die in einem vorgegebenen strukturierten elektronischen (XML-)Datenformat gemäß der europäischen Normenreihe EN 16931 ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Weiterverarbeitung ermöglicht. Rechnungen in anderen Formaten gelten im rechtlichen Sinne als „sonstige Rechnungen“. Das bedeutet, dass beispielsweise Rechnungen im bisher gängigen PDF-Format nicht mehr zulässig sind, da sie zwar eine bildhafte Darstellung bieten, jedoch die Anforderungen für eine automatisierte Weiterverarbeitung nicht erfüllen.
Von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind Umsätze an private Endverbraucher (B2C) sowie grenzüberschreitende B2B-Umsätze.
Für Rechnungsaussteller gelten aufgrund des erheblichen Umstellungsbedarfs darüberhinaus Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027: So dürfen für in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführte inländische B2B-Umsätze weiterhin Rechnungen in Form „sonstiger Rechnungsformate“ verwendet werden (das heißt Papierrechnungen oder – mit Zustimmung des Rechnungsempfängers – auch als PDF-Dateien, JPEG-Dateien etc.). Diese Regelung gilt auch noch bis Ende 2027 für Papierrechnungen von Unternehmen, deren Vorjahresumsatz (2026) 800.000 Euro nicht übersteigt.
Einzelheiten können dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 15. Oktober 2024 entnommen werden.
Der Übermittlungsweg für die E-Rechnung ist nicht reglementiert. Die E-Rechnung kann daher per E-Mail versendet, über eine elektronische Datenschnittstelle übertragen oder zum Download bereitgestellt werden. Angesichts der technischen Anforderungen an das Format und die Archivierungspflichten (aktuell erfüllen die „XRechnung“ und das „ZUGFeRD“-Format als Kombination aus PDF und XML-Datei diese Anforderungen) sollten Unternehmen erwägen, externe Dienstleister mit der Erstellung und Übermittlung von Rechnungen zu beauftragen.
Die E-Rechnung ist im ursprünglichen strukturierten elektronischen Datenformat unveränderbar aufzubewahren; die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) gelten weiterhin.
Die Einführung der E-Rechnung ist eine vorbereitende Maßnahme im Rahmen der ViDA-Initiative der Europäischen Kommission zur geplanten Einführung eines elektronischen Meldesystems für die Umsatzsteuer, welches auf den Daten der E-Rechnung basieren wird.