Nachdem am 18. Oktober der Bundesrat dem vom Bundestag beschlossenen Bürokratieentlastungsgesetz IV zugestimmt hat, treten ab dem 01.01.2025 erhebliche Vereinfachungen insbesondere bei der Gestaltung von Arbeitsverträgen in Kraft.
Während der Vertragsschluss als solcher auch nach den im August 2022 verschärften Nachweispflichten der Arbeitgeber nicht formbedürftig war (mit Ausnahme zeitlich befristeter Arbeitsverhältnisse, worunter das Bundesarbeitsgericht auch bloße Altersgrenzenvereinbarungen versteht, § 14 Absatz 4 TzBfG), hatten die Pflichthinweise jedoch grundsätzlich in Schriftform zu erfolgen. Diese mussten nur dann nicht gesondert erteilt werden, wenn dem Arbeitnehmer zum Beginn des Arbeitsverhältnisses ein schriftlicher Arbeitsvertrag ausgehändigt wurde, der alle nach der geltenden Regelung notwendigen Angaben enthielt – was in der Praxis eben dazu führte, dass es trotz aller Digitalisierungsbemühungen ein „faktisches“ Schriftformerfordernis bei Arbeitsverträgen gab.
Das Bürokratieentlastungsgesetz soll nun längst überfällige Abhilfe schaffen: Auf die bislang vorgeschriebene Schriftform (§ 126 BGB) der Hinweise kann danach in den meisten Fällen (insbesondere mit Ausnahme der in § 2a Absatz 1 SchwarzArbG genannten Wirtschaftsbereiche, wie etwa der Baubranche) verzichtet und stattdessen die einfachere Textform (§ 126b BGB) verwendet werden. Arbeitsverträge, die die Hinweispflichten nach § 2 NachwG enthalten, können also zukünftig per Fax, E-Mail oder sogar WhatsApp geschlossen bzw. übermittelt werden. Entsprechend den neuen gesetzlichen Vorgaben ist das „Dokument“ für den Arbeitnehmer zugänglich, und der Inhalt kann gespeichert bzw. ausgedruckt werden. Der Arbeitgeber kann zudem vom Arbeitnehmer einen Empfangsnachweis verlangen.
In § 41 SGB VI wird ein neuer Absatz 2 eingefügt, der auch eine Ausnahme vom Schriftformerfordernis des § 14 Absatz 4 TzBfG enthält: Künftig ist die Textform gemäß § 126b BGB also auch für die eingangs genannten Altersgrenzenvereinbarungen ausreichend.
Die Bestrebungen zur Digitalisierung und Vereinfachung der Abläufe machen erfreulicherweise auch bei der Erteilung von Zeugnissen nicht halt: Diese können künftig elektronisch ausgestellt werden, wenn der Arbeitnehmer einwilligt (§ 630 Satz 3 BGB n.F. und § 109 Abs. 3 GewO n.F.).